Damga pulu işlemlerinin sistem üzerinden takip edilebilmesi ve pul masraflarının fatura veya dekonta otomatik yansıtılabilmesi için öncelikle Pul Defteri tanımlamalarının yapılması gerekmektedir. Pul defteri tanımlamaları sayesinde konşimento ve ordino evrakları için ödenen pul ücretleri sistem üzerinden takip edilebilir, damga vergisi defteri dökümleri alınabilir ve oluşan masraflar otomatik olarak fatura veya dekonta aktarılabilir.

Tanımlama işlemi için öncelikle pul işlemlerinde kullanılacak iş takip kodu belirlenmelidir. İş takip kodu, pul ücretine ve işin durumuna göre oluşturulduktan sonra Muhasebe Modülü > 3. Diğer > (Z) Pul Defteri Tanımları ekranına girilir ve Ekle butonu ile yeni kayıt oluşturulur. Açılan ekranda iş takip kodu ile birlikte karşı hesap olarak kullanılacak hesap numarası tanımlanır.

Hesap numarası alanına pul gideri için kullanılacak alacak hesabı girilir. Borç hesabı ise seçilen MC kodundaki hesap numarasından alınmaktadır. Masraf dekont edilecekse MC kodunun tipi D olmalı ve gider ilgili firmanın 136'lı hesabına aktarılmalıdır. Masraf faturaya yansıtılacaksa MC kodunun hesap numarası 740'lı gider hesabı olmalı, MC tipi ise F, D ve W dışında bir harf olarak tanımlanmalıdır. Bu durumda sistem masrafı ilgili gider hesabının borcuna kaydeder.

Sadece muhasebe fişi oluşturulacak ve masraf fatura veya dekonta yansıtılmayacaksa Dekont alanı boş bırakılmalıdır. Tanımlamanın dekonta yansıtılması isteniyorsa bu alana X, faturaya yansıtılması isteniyorsa F değeri girilmelidir.

MC alanında F4 tuşuna basılarak dekont edilecek evrak formu açılır. Bu alanda pul gideri için kullanılacak MC kodu seçilmeli, faturaya yansıtılacak pul ücreti için ise yeni bir MC kalemi tanımlanmalıdır. Tutar alanına fatura veya dekonta yansıtılacak bedel girildikten sonra Tamam butonuna basılarak tanımlama kaydedilir.

Tanımlama işlemi tamamlandıktan sonra pul defteri özelliğinin kullanılabilmesi için pul ücretinin yansıtılacağı dosya açılarak dosyanın İş Takibi sırasında bölümünde tanımlama sırasında belirlenen İş Takip Kodu girilir.

İş takip kodu dosyaya girildikten sonra sistem tarafından muhasebe sistemi içerisinde pul masrafına ait muhasebe fişi otomatik olarak oluşturulur.

Aynı gün içerisinde gerçekleştirilen tüm Damga Pulu işlemleri sistem tarafından aynı muhasebe fiş numarası altında toplanır. Ardından oluşan fiş numarası açılarak Karşı Hesaba Aktar butonuna basılır. Bu işlem tamamlandığında pul ücreti dekonta yansıtılabilmektedir.

         

         

Pul ücretinin komisyon faturasına otomatik olarak yansıtılabilmesi için öncelikle gerekli komisyon tanımlamalarının yapılması gerekmektedir. Bunun için Muhasebe Modülü > Sistem > Ek Gelir Açıklama Formu ekranına girilerek faturaya yansıtılacak pul ücreti için yeni bir ek gelir kalemi oluşturulmalıdır.

Komisyon Tipleri ekranında pul ücretine ait yeni bir komisyon kalemi tanımlanmalıdır. Tanımlamanın doğru şekilde çalışabilmesi için ilgili kayıtta yer alan Damga Pulu alanına X konulmalıdır.

Tanımlamalar tamamlandıktan sonra komisyon faturası oluşturulurken, beyannamede iş takip kodu ile yansıtılan pul ücreti komisyon hesaplamalarına otomatik olarak dahil edilir. Herhangi bir ek işaretleme yapılmasına gerek kalmadan işlem tamamlandığında pul ücreti komisyon faturasında görüntülenir.

Pul Defteri Raporu ekranından şirket numarası, tarih aralığı ve defter tipi bilgileri girildikten sonra Sorgula butonuna basılarak ilgili döneme ait damga pulu kayıtları listelenebilir. Kontroller tamamlandıktan sonra Yazdır butonu kullanılarak Damga Vergisi Defteri raporu alınabilir.

Kullanılan pul numarası dekont edilecek ise 1. Sistem> J. Evrak > Evraklar butonuna tıklanarak masraf açıklamasının eklenmesi gerekir.

Damga Vergisi Defteri raporu aşağıdaki örnekteki gibi görüntülenmektedir. Beyannamenin tescil edilmesi halinde beyanname numarası da raporda görüntülenir. Ayrıca ihtiyaç duyulması halinde rapor, noter tasdikli serbest forma uygun olarak yazdırılabilir.