İş Takip

    

   Bir dosyanın tarih, saat ve hangi kullanıcı tarafından işlem yapıldığını, açılışından kapanışına kadar tüm süreçlerini takip ettiğimiz raporlama sistemidir. Bu işlemleri yapmak için, ithalat sisteminde sayfa 1'de, ihracat sisteminde ise diğer formalar alanında iş takip alanına giriş yaparak kullanabilirsiniz. İş takip akış şemanızı oluşturmak içinde "Sistem / İş Takip / İş Takip Açıklama" alanına giriş yapabilirsiniz.

                    

                    İş takip açıklama;

Aşağıdaki Resimde kırmızı işaretli gösterilen yerden "Ekleme" "Değiştirme" ve "Silme" işlemi yapabilirsiniz. Bir kod oluşturmak için ekle yapıldıktan sonra siyah renkle işaretli olan kod başlığı altındaki kodlar gibi kod belirtmeniz gerekiyor. Örnek; Dosya açıldı diye bir iş takip açacaksınız kod alanına DA açıklama alanına da Dosya Açıldı yazarak iş takibi oluşturabilirsiniz. Sadece bu iki alanı doldurmanız iş takip oluşturmaya yeter ancak diğer alanlara da değinelim.

    Bu alandaki diğer kolonlar;

    Mail : Otomail sistemi üzerinden mail gönderimini sağlar, Otomailde alıcı mail tipi seçilir. Web gümrükte de kullanıcı eklerken iş takip alanında tümünü ekle denildiğinde mail alanında X olanlar gelir.

    Tarih : Tanımlaması yapılan iş takip kodunun Tarih alanında "X" işareti koyarak, Tanımlaması yapılan iş kodu seçilmesi dosya üzerinde seçilmesi durumunda otomatik tarih penceresi açar ve ayrıca bir tarih daha is kodunun içerisine       girmenize yarar.

    Saat : Bu alana bekleme süresi(saat olarak) yazılır. ilgili iş takip kodu dosya üzerinde seçildiğinde, burada tanımlanan süre kadar bekler  ancak tanımlanan süre aşılır ise iş takip dizin penceresinde ve izleme ekranında kırmızı       olarak (süresi geçmiş anlamında) görünmesine yarar.

    Aşama : Tanımlaması yapılan iş takip kodlarının dosyalar üzerinde belli bir sıra ile dosyalar üzerinde seçilmesi, yapılmış olan sıralamanın/departmanlar arası iş geçişlerinin bozulmaması adına aşamalandırılır.

    Tek Giriş : Tanımlaması yapılan iş takip kodlarının dosyalar üzerinde iki veya daha fazla girişine engel olunmak isteniyor ise bu alana "X" konulur. Ayrıca bu alana "Y" koyarsanız sistem uyarı verir ve devam edilmesine izin verilir.

    Grup Kod: Tanımlaması yapılan iş takip kodlarının bölümlemek için kullanılan alandır. Örnek; muhasebe, Ofis, Saha Gümrük vb.

    Tipler: Tanımlaması yapılan iş takip kodlarının hangi tip dosyalar için kullanacağının ayrımı içindir. Ortak kodlarda belirtmenize gerek yoktur. Dosya tipleri İthalat: T ihracat: H Özet Beyan: O gibi.

    Mesaj Alıcılar: Bu alan içerisinde sistemde tanımlı olan kullanıcıların bilgilerini göreceksiniz. Tanımlaması yapılan iş takip kodlarının dosyalar üzerinde seçilmesi durumunda, mesaj alıcılar üzerinde kim/kimler işaretlendi ise ona bu iş takip kodu kullanıldı bilgisi mesaj olarak sistem tarafından gönderilmektedir.

    Komisyon No: Muhasebe sistemi içerisinde, müşteri komisyonları penceresinde bulunan A.no alanındaki numara iş takip açıklama penceresinde bulunan komisyon no alanına yazılırsa, dosyada bu iş takip kodu girildiğinde, firmanın faturasına Komisyon No alanına tanımlanan muhasebe A.No otomatik olarak faturaya atmasını sağlar.

    Süre Durdur : Tanımlaması yapılan iş takip kodunun, süre durdur alanına "X" konulması durumunda; ilgili dosya üzerinde bu kod seçildiğinde iş takipte performansı ölçen süre raporlarında sürenin ilerlemesine engel olup durdurmak için kullanılır.